Что делать, если срок действия сертификата или декларации истёк

Срок действия сертификата или декларации — частая причина проблем у продавцов: документ закончился, а товар продолжают отгружать. Разберём, что делать и чем это грозит.

Можно ли продолжать продажи с истёкшим документом

Нет. Если на товар требуется обязательное подтверждение соответствия, то после окончания срока действия документа продавать его, выпускать в обращение или ввозить в страну без нового документа нельзя. Продажа с недействительным документом приравнивается к продаже без документа, и это основание для штрафа. Размеры штрафов и ответственность мы разбирали в статье «Что будет за продажу без сертификата или декларации».

Исключение — товар, уже находящийся у покупателя или выпущенный в обращение в период действия документа: условия реализации остатков зависят от схемы и конкретных обстоятельств, лучше уточнить у специалиста.

Можно ли продлить документ

Как правило, нет: срок действия сертификата или декларации не продлевают. Вместо этого оформляют новый документ. На практике это значит:

• для сертификата — новая процедура сертификации, часто с повторными испытаниями или проверкой данных прежней схемы;
• для декларации — принятие и регистрация новой декларации на основании актуальных доказательств (протоколов испытаний и других документов).

Срок действия зависит от схемы подтверждения соответствия. При серийном выпуске, как правило, это от одного до пяти лет; на партию или единичное изделие документ оформляется под конкретную поставку. Подробно о схемах — в статье «Схемы декларирования 1д–6д и сертификации 1с–9с».

Что делать пошагово

1. Проверьте срок заранее. Дата окончания указана в самом документе и в реестре Росаккредитации. Как проверить документ — в статье «Как проверить сертификат или декларацию по реестру».
2. Начните оформление за два–три месяца до окончания. Оформление и испытания занимают время (см. «Сколько стоит и сколько длится сертификация»).
3. Проверьте, не изменился ли товар. Новый изготовитель, состав, модель, код ТН ВЭД или регламент — повод пересмотреть схему и пройти испытания заново.
4. Подготовьте документы: данные заявителя и изготовителя, описание продукции, нормативные документы, предыдущие протоколы испытаний.
5. Оформите новый документ и обновите реквизиты в карточках товаров, сопроводительных документах и договорах.
6. Остановите отгрузки, если документ уже истёк и нового ещё нет, до момента регистрации нового.

Как не забывать о сроках

• Ведите реестр документов: товар, номер, срок, ответственный.
• Поставьте напоминание за 90 дней до окончания.
• При запуске новых партий и новых поставщиков сразу проверяйте, покрывает ли их действующий документ.

Мы оформляем декларации о соответствии и сертификаты соответствия с испытаниями и регистрацией в реестре. Если документ скоро истечёт, лучше оставить заявку заранее.