Отказное письмо: когда его достаточно, а когда нет

Отказное письмо — это информационное письмо о том, что продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию. Оно ничего не подтверждает о качестве товара и не является разрешительным документом. Его задача проще: письменно ответить на вопрос «почему у вас нет сертификата».

Кто выдаёт письмо и на чём оно основано

В законодательстве такого документа нет, поэтому нет и единой формы. Письмо готовит организация, которая профессионально занимается оценкой соответствия, — как правило, орган по сертификации или экспертная организация. В нём указывают:

• наименование продукции, её назначение и состав;
• код ТН ВЭД или ОКПД 2;
• изготовителя и заявителя;
• вывод: продукция не входит в область применения технических регламентов и не включена в перечни из постановления Правительства РФ от 23 декабря 2021 г. № 2425 — со ссылками на эти документы.

Ценность письма целиком зависит от того, насколько точно в нём описан товар и насколько верен вывод. Письмо на «изделия из пластмассы» без назначения и состава не защитит ни от чего.

Когда письма достаточно

• Маркетплейс или торговая сеть просит документ, а товар обязательному подтверждению соответствия не подлежит. Площадке нужно основание пропустить карточку — письмо им и служит.
• Таможенное оформление. Если по коду ТН ВЭД у инспектора возникает вопрос о документах, письмо для таможни объясняет, почему они не требуются.
• Тендер или договор поставки, где заказчик просит «сертификат или документ о том, что он не требуется».
• Проверка контрагентом: покупатель хочет убедиться, что продавец разобрался с требованиями.

Подробнее о том, что спрашивают площадки, — в статье «Сертификация для маркетплейсов».

Когда письмо не поможет

Если товар подлежит сертификации или декларированию. Письмо не заменяет обязательный документ. Письмо, выданное на продукцию из области применения технического регламента, — это ошибка, а при продаже — основание для ответственности, как за продажу без документов.

Если товару нужна государственная регистрация. Здесь тоже нужен сам документ — свидетельство о государственной регистрации, а не разъяснение.

Если нужно подтвердить качество. Письмо говорит только о том, что обязательных требований к оформлению документов нет. Чтобы показать покупателю, что товар проверен, оформляют добровольный сертификат с испытаниями.

Если описание в письме не совпадает с товаром. Изменилось назначение, состав или возрастная адресация — прежнее письмо к новому товару не относится.

Виды отказных писем

• Для торговли — для продажи на территории России, в том числе на маркетплейсах.
• Для таможни — с кодом ТН ВЭД и сведениями о поставке; предъявляется при ввозе.
• Письмо Роспотребнадзора — о том, что продукция не подлежит государственной регистрации. Это отдельный документ: отказное письмо Роспотребнадзора.

Бывает и письмо о том, что продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия требованиям пожарной безопасности.

Срок действия

Формального срока у письма нет: это разъяснение на дату его подписания. Оно теряет смысл, когда меняются правила — принят новый регламент, изменён перечень — или меняется сам товар. Поэтому перед крупной поставкой письмо разумно обновить и убедиться, что вывод по-прежнему верен.

Как не получить бесполезное письмо

1. Давайте полное описание товара: назначение, материал, для кого предназначен, технические параметры.
2. Проверяйте, что в письме названы конкретные нормативные документы, а не общая фраза «сертификации не подлежит».
3. Сверяйте код ТН ВЭД в письме с кодом в таможенных документах.
4. Не соглашайтесь на письмо, если по описанию видно, что товар входит в область применения регламента. Дешевле сразу оформить декларацию, чем отвечать за продажу без неё.

Перед подготовкой отказного письма мы проверяем товар по регламентам и перечням. Если окажется, что документ всё-таки обязателен, скажем об этом сразу и предложим подходящий вариант.